Posting deadline: 29 January 2024
WHO WE ARE
The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.
POSITION OVERVIEW
The Coordinator role would report into the Communications Director and provide support to the Communications Team.
The Communications Team is responsible for developing and implementing WADA’s Communications Strategy and Plan in support of the Agency’s strategic and operational priorities. In so doing, the Communications Team promotes the WADA brand, its vision and mission and protects the Agency’s reputation. The Team has a global communications remit that includes:
Communications Strategy and Planning
Branding and Corporate Identity
Media Relations & Thought Leadership
Corporate Communications & Stakeholder Communications
Digital Marketing Communications (include web and social media)
Internal Communications
The Coordinator’s primary responsibilities are as outlined below.
KEY RESPONSIBILITIES
Provide administrative support to the Director, Communications, the Head of Media Relations and the Senior Manager, Digital and Marketing Communications;
Review English-French translations, which would have been translated via Smartling; and, seek to harmonize the Agency’s French language translations;
Serve as backup to Digital Specialist in coordinating electronic stakeholder communications via MailChimp, i.e. electronic translation English-French; review of translation; circulation for approval; and mailing;
Coordinate updates to WADA’s stakeholder communications distribution list, which is maintained within a Customer Relationship Management database;
Monitor and replenish the inventory of branded collateral and resources by placing orders and liaising with designers and/or printing suppliers;
Manage the financial processes for the Communication Department as it relates to: budget tracking, purchase orders, expense accounts, invoices, subscriptions, etc;
Liaise with suppliers as needed and document supplier agreement forms and renewals for Communications Department;
Manage all processes associated with travel, such as travel authorizations, reservations, per diem forms, Rogers, etc;
Create and update PowerPoint presentations, Excel spreadsheets etc. as required;
Coordinate logistics for meetings and/or events (catering, reservations, shipment of materials, etc.) with internal and external stakeholders, take meeting minutes occasionally;
Maintain filing of administrative documents in SharePoint;
Coordinate shipments. This includes liaising with suppliers, event organizing committees and freight forwarders;
Monitor and respond to, or redirect inquiries received on communications@wada-ama.org and info@wada-ama.org as needed to ensure they are properly addressed.
Additional responsibilities
Assist with webinars and virtual meetings as needed: create online events, rehearsals, schedules and provides information to departments involved;
Manage the translation process for the Play True Quiz and respond to related enquiries;
Support the yearly production and/or distribution of event uniforms regarding Major Games.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
University degree in communications (or relevant discipline). Relevant experience may be considered as equivalent;
Minimum of two to three years of communications/administration experience;
Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; Additional languages would be an asset;
Excellent ability to review/proof-read French documents;
Exceptional computer skills: SharePoint, Word, PowerPoint, Excel, Outlook, and ability and interest to learn other software systems such as MailChimp, Content Management Systems, Customer Relationship Management Systems;
Experience in InDesign an asset;
Very precise and detail oriented;
Ability to multi-task, meet tight deadlines and shift priorities as required;
High level of discretion and confidentiality;
High level organizational skills and time management;
Periodic evening and/or weekend work expected;
Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.
WHAT WE OFFER
Working with great colleagues, for a good cause;
Retirement plan (RRSP) contribution very competitive;
Group Insurance 100% premium covered by WADA (effective first day of employment);
Annual wellness subsidy;
Professional development and growth opportunities;
Hybrid work environment (a mix of office and home-based work);
Reimbursement of monthly internet costs (capped amount per month) after probation period.
The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.
Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.
Mission: WADA’s mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.
About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of October 2023, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 52 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.
Date limite de candidature: 29 janvier 2024
QUI SOMMES-NOUS
L’Agence mondiale antidopage (AMA) a �t� cr��e en 1999 en tant qu’agence internationale ind�pendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que r�gulateur de la lutte antidopage dans le monde, le r�le principal de l’AMA est de d�velopper, d’harmoniser et de coordonner les r�gles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activit�s comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’�ducation ; les renseignements et enqu�tes ; le d�veloppement des capacit�s antidopage ; et la supervision de la conformit� au Programme mondial antidopage.
APER�U DU POSTE
Le coordonnateur sera plac� sous l’autorit� de la directrice, communication et apportera son soutien � l’�quipe de communication.
L’�quipe de communication est charg�e d’�laborer et de mettre en �uvre la strat�gie et le plan de communication de l’AMA pour soutenir les priorit�s strat�giques et op�rationnelles de l’Agence. Ce faisant, l’�quipe de communication promeut la marque de l’AMA, sa vision et sa mission, et prot�ge la r�putation de l’Agence. L’�quipe est charg�e de la communication au niveau mondial :
Strat�gie et planification de la communication
Marque et identit� d’entreprise
Relations avec les m�dias & Leadership �clair�
Communication d’entreprise & Communication avec les parties prenantes
Communications marketing num�riques (y compris le web et les m�dias sociaux)
Communications internes
Les principales responsabilit�s du coordonnateur sont d�crites ci-dessous.
RESPONSABILIT�S CL�S
Fournir un soutien administratif a la directrice, communication, au responsable des relations avec les m�dias et au responsable principal, communication et marketing num�rique;
Revoir les traductions anglais-fran�ais, qui auraient �t� traduites via Smartling ; et chercher � harmoniser les traductions en langue fran�aise de l’Agence;
Assister le sp�cialiste num�rique dans la coordination des communications �lectroniques des parties prenantes via MailChimp, c’est-�-dire la traduction �lectronique anglais-fran�ais, la r�vision de la traduction, la diffusion pour approbation et l’envoi;
Coordonner les mises � jour de la liste de distribution des communications de l’AMA avec les parties prenantes, qui est maintenue dans une base de donn�es de gestion des relations avec les clients;
Contr�ler et r�approvisionner le stock de mat�riel et de ressources de marque en passant des commandes et en assurant la liaison avec les concepteurs et/ou les fournisseurs de services d’impression;
G�rer les processus financiers du d�partement de Communication en ce qui concerne: le suivi du budget, les bons de commande, les notes de frais, les factures, les abonnements etc;
Assurer la liaison avec les fournisseurs selon les besoins et documenter les formulaires d’accord avec les fournisseurs et les renouvellements pour le d�partement de la communication;
G�rer tous les processus associ�s aux voyages, tels que les autorisations de voyage, les r�servations, les formulaires d’indemnit�s journali�res, Rogers, etc;
Cr�er et mettre � jour des pr�sentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, etc. en fonction des besoins;
Coordonner la logistique des r�unions et/ou des �v�nements (restauration, r�servations, envoi de mat�riel, etc.) avec les parties prenantes internes et externes, et r�diger occasionnellement des comptes rendus de r�unions;
Maintenir le classement des documents administratifs dans SharePoint;
Coordonner les exp�ditions. Il s’agit notamment d’assurer la liaison avec les fournisseurs, les comit�s d’organisation d’�v�nements et les transitaires;
Contr�ler et r�pondre aux demandes re�ues sur communications@wada-ama.org et info@wada-ama.org ou les rediriger si n�cessaire afin de s’assurer qu’elles sont correctement trait�es.
Responsabilit�s suppl�mentaires
Assister les webinaires et les r�unions virtuelles selon les besoins : cr�er des �v�nements en ligne, des r�p�titions, des calendriers et fournir des informations aux d�partements concern�s;
G�rer le processus de traduction pour le jeu-concours “Franc Jeu” et r�pondre aux demandes de renseignements y aff�rentes;
Soutenir la production et/ou la distribution annuelle d’uniformes pour les grands jeux.
QUALIFICATIONS ET LES COMP�TENCES
Dipl�me universitaire en communication (ou discipline pertinente). Une exp�rience pertinente peut �tre consid�r�e comme �quivalente;
Minimun de deux � trois ann�es d’exp�rience en communication/administration;
Excellentes comp�tences orales et �crites dans l’une des deux langues officielles de l’AMA (anglais/fran�ais) et tr�s bonne ma�trise de l’autre langue officielle ; des langues suppl�mentaires seraient un atout;
Excellente capacit� � r�viser/relire des documents en fran�ais;
Comp�tences informatiques exceptionnelles: SharePoint, Word, PowerPoint, Excel, Outlook, et capacit� et int�r�t � apprendre d’autres logiciels tels que MailChimp, Content Management Systems, Customer Relationship Management;
Exp�rience avec InDesign un atout;
Tr�s pr�cis et soucieux du d�tail;
Capacit� � effectuer plusieurs t�ches � la fois, � respecter des d�lais serr�s et � modifier les priorit�s en fonction des besoins;
Haut niveau de discr�tion et de confidentialit�;
Haut niveau d’organisation et de gestion du temps;
Travail p�riodique pr�vu le soir et/ou la fin de semaine;
Correspond � la culture et aux valeurs organisationnelles (p. ex., travail d’�quipe, esprit d’�quipe et amour du sport);
Align� sur les valeurs fondamentales de l’AMA : Int�grit�, ouverture et excellence.
CE QUE NOUS OFFRONS
Travailler avec d’excellents coll�gues, pour une bonne cause;
La cotisation au r�gime de retraite (REER) est tr�s comp�titive;
Assurance collective prime � 100 % couverte par l’AMA (entr�e en vigueur le premier jour d’emploi);
Subvention annuelle au mieux-�tre;
Possibilit�s de perfectionnement professionnel et de croissance;
Environnement de travail hybride (un m�lange de travail au bureau et � domicile);
Remboursement des frais mensuels d’internet (montant plafonn� par mois) apr�s la p�riode de probation.
Le masculin est utilis� dans nos communications dans le seul but d’all�ger le texte et il d�signe tous les genres. L’AMA croit au succ�s d’une organisation inclusive qui valorise la diversit� au sein de son �quipe. Tous les candidats qualifi�s seront pris en consid�ration pour ce poste de mani�re �quitable. L’AMA tient � remercier tous les candidats qui ont manifest� leur int�r�t en postulant pour un poste. Toutefois, apr�s un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contact�s.
Vision:
La vision de l’AMA est un monde o� tous les sportifs peuvent participent � des comp�titions dans un environnement sans dopage.
Mission:
La mission de l’AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.
� propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situ� � Montr�al, au Canada, et ses bureaux r�gionaux sont situ�s au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du pr�sident � Varsovie, Pologne. En octobre 2023, l’Agence emploie environ 180 employ�s et est repr�sent�e par 52 nationalit�s. Nous appr�cions la diversit� de nos employ�s – actuels et futurs – qui, en tant qu’�quipe mondiale, s’efforcent chaque jour de prot�ger les droits des sportifs propres dans le monde entier.
To apply for this job please visit wada.bamboohr.com.